Tìm hiểu so sánh CRM và ERP: Doanh nghiệp nên chọn hệ thống nào?

Cùng với sự phát triển của thế giới, CRM và ERP đang được các doanh nghiệp sử dụng nhiều và phổ biến hơn trước. Lí do là bởi hai hệ thống chính là xu hướng của tương lai trong thời đại các doanh nghiệp thi nhau chuyển đổi số. Một lí do khác là bởi hiệu quả tuyệt vời từ quản lý đến vận hành mà hai hệ thống CRM, ERP này đem lại cho doanh nghiệp. 

Tuy vậy, nhiều nhà quản lý vẫn chưa có cái nhìn chính xác về hai hệ thống này, dẫn đến những hiểu lầm đáng tiếc. Việc phân biệt CRM và ERP là vô cùng cần thiết trong việc đưa ra lựa chọn đúng đắn và hợp lý cho sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.

CRM và ERP là gì?

Hệ thống CRM là gì?

CRM (Customer Relationship Management) là phần mềm quản lí và chăm sóc khách hàng. Cụ thể hơn, CRM giúp doanh nghiệp đến gần hơn với người mua và cung cấp các dịch vụ chăm sóc hiệu quả hơn, từ đó đẩy mạnh doanh thu và tạo ra nhóm khách hàng trung thành với thương hiệu. 

Trên thế giới hiện nay đang có rất nhiều loại phần mềm CRM khác nhau, điển hình như Hubspot, Salesforce,… Và Việt Nam cũng vậy, các phần mềm CRM Việt Nam có thể kể đến như SimERP, OnlineCRM,… cũng đang được phát triển để bắt kịp với xu hướng kinh doanh trên thế giới. Xu hướng sử dụng CRM đang trở thành một nhu cầu thiết yếu phục vụ các phòng ban Marketing và bán hàng.

Hệ thống ERP là gì?

ERP (Enterprise Resource Planning) là một giải pháp phần mềm giúp quản lí các hoạt động của một doanh nghiệp. Điểm mạnh của hệ thống ERP chính là tập trung vào liên kết các phòng ban trong một công ty để đáp ứng những nhu cầu phát sinh trong quá trình vận hành.

Một số ERP phổ biến tại Việt Nam có thể kể đến SAP hay Microsoft Dynamics. Đối với mã nguồn mở (open-source), Odoo được coi là ông hoàng với những tính năng vượt trội và cách sử dụng đơn giản thông qua các bước thả và kéo (Drag-and-Drop). Hơn nữa, Odoo còn sơ hữu module CRM, giúp các doanh nghiệp có thể quản lý tất cả thông tin và vận hành chỉ trên một nền tảng duy nhất.

>>>>> Đọc thêm: Các phần mềm crm tốt nhất hiện nay

Những điểm giống nhau giữa CRM và ERP

Song song với sự phát triển của doanh nghiệp, việc nâng cấp hệ thống quản trị cũng là một bài toán khó của các nhà quản lí. Rất nhiều công ty cho rằng cứ cài đặt càng nhiều phần mềm càng tốt, nhưng các hệ thống đơn lẻ này không đem lại hiệu quả như mong đợi. Điều này cũng xảy ra khi các nhà quản lí đánh đồng hai khái niệm CRM và ERP, khiến cho việc vận hành các giải pháp này không phát huy được hết tác dụng. 

Trên thực tế, CRM và ERP có những điểm tương đồng khiến nhiều người nhầm lẫn về hai giải pháp này. 

CRM và ERP là những phần mềm giúp đơn giản hóa công việc của các nhà quản lí khi tác vụ được tự động hóa, nhất là các hoạt động bán hàng và tiếp thị. Bên cạnh đó, cả hai giải pháp đều hỗ trợ quá trình hoạt động marketing để đưa thương hiệu đến gần hơn với người tiêu dùng. 

Đối với các doanh nghiệp sở hữu trang web thương mại điện tử (eCommerce site), CRM và ERP đều có thể tích hợp vào back-end của trang web để lưu trữ và thống kê thông tin của khách hàng.

Các phần mềm CRM và ERP đều có cả hai lựa chọn về bản mã nguồn mở cũng như bản trả phí để người dùng lựa chọn. 

So sánh điểm khác biệt cơ bản giữa CRM và ERP

Trong một số phần mềm ERP có tích hợp sẵn CRM, tuy nhiên sự kết hợp này không tận dụng được tất cả khả năng của CRM. Mặc dù trong ERP cũng có chứa những chức năng dành cho CRM (chủ yếu là về quản lí bán hàng – sales) , tuy nhiên hai phần mềm này vẫn cần được phân định riêng rẽ.

Có thể hiểu một cách đơn giản: ERP tập trung vào quản lí các việc nội bộ, trong khi CRM hỗ trợ các vấn đề bên ngoài doanh nghiệp, liên quan đến khách hàng và đối tác.

Dưới đây là chi tiết những khác biệt giữa hai bộ giải pháp:

	ERP	CRM
Mục tiêu chính	Cắt giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa hệ thống quản lí	Nâng cao doanh thu thông qua xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng
Các dịch vụ hỗ trợ	Kế toán/Tài chính Tuyển dụngHoạt động sản xuất và dây chuyền cung ứngQuản lý các dự án của công ty	Chăm sóc khách hàng Hỗ trợ bán hàng Đánh giá tương tác xã hội Đánh giá cộng đồng khách hàng/đối tácTổng đài
Đối tượng quản lí	Hoạt động và nhân sự trong công ty	Khách hàng và đối tác ngoài công ty
Quy mô	Tập trung quản lí mọi hoạt động của doanh nghiệpQuy mô lớn hơn CRM	Tập trung vào việc bán hàng và mở rộng thị trườngQuy mô nhỏ hơn ERP
Chi phí	Đắt hơn	Rẻ hơn

 

Vậy doanh nghiệp cần giải pháp ERP hay CRM?

Với các doanh nghiệp đang tái cấu trúc hệ thống công nghệ, việc áp dụng CRM và ERP là một điều thiết yếu. Tuy nhiên có nhiều người cho rằng, chỉ cần chọn một trong hai giải pháp đã là đủ cho việc chuyển đổi số.

“Tại sao trong ERP đã tích hợp CRM mà tôi vẫn phải triển khai hai hệ thống riêng?”

Như đã nói, CRM và ERP có những mục đích riêng, và việc tối ưu hóa hai giải pháp sẽ nhanh chóng đưa doanh nghiệp có những bước nhảy vọt trong hiệu quả làm việc: CRM thúc đẩy doanh số trong khi ERP hợp lý hóa các hoạt động và giảm chi phí chung.  

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên dùng CRM

Ở giai đoạn đầu khi doanh nghiệp đang mở rộng tầm ảnh hưởng và tìm kiếm khách hàng, việc triển khai CRM là vô cùng cần thiết. Đây là cách để ban lãnh đạo quản lí các hoạt động bán hàng và phân tích hành vi người dùng. 

CRM giúp doanh nghiệp tăng doanh số và có những chiến lược marketing thông minh thông qua việc theo sát các giao dịch của khách hàng. Để xây dựng hình ảnh, bên cạnh chất lượng sản phẩm, dịch vụ chăm sóc khách hàng của thương hiệu cũng cần được quan tâm. CRM ở đây để giúp công ty phát triển và trở thành lựa chọn người mua hàng tin dùng. 

Bắt đầu triển khai ERP khi doanh nghiệp phát triển ổn định

Công ty ngày càng lớn mạnh đồng nghĩa với việc số lượng nhân sự ngày càng tăng. Để quản lí một hệ thống lớn, các nhà quản lí cần triển khai ERP. Với sự hỗ trợ của phần mềm này, quy trình công việc trở nên đơn giản hơn, các bộ phận có cơ hội kết nối liền mạch với nhau và doanh nghiệp có thể tiết kiệm một phần lớn nhân lực và vật lực để tối ưu hóa hoạt động.

Thời điểm hợp lí để tích hợp hai hệ thống là khi các hoạt động đã đi vào ổn định. Việc tích hợp CRM và ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa thông tin và tối ưu quá trình quản lí: Người dùng sẽ có góc nhìn toàn diện về hoạt động nội bộ cũng như bên ngoài của công ty. Điều này giúp nhà quản lí định hướng chính xác các chiến dịch trong tương lai. 

Nên bắt đầu với hệ thống CRM hay ERP nào?

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để có thể lựa chọn một hệ thống CRM hay ERP phù hợp, các bạn cần phải cân nhắc với ngân sách và mục tiêu của doanh nghiệp bạn. Ví dụ như ngân sách bạn hạn hẹp và bạn mới bắt đầu doanh nghiệp thì bạn nên lựa chọn một CRM Việt Nam với chi phí rẻ để bắt đầu.

Tuy nhiên, trong tương lai nếu doanh nghiệp bạn phát triển, bạn nên cân nhắc xem phần mềm đó có khả năng mở rộng và tích hợp các phần mềm ERP bên thứ ba không. Điều này rất quan trọng vì nếu hệ thống CRM bạn lựa chọn không có khả năng tích hợp hoặc số lượng hệ thống tích hợp hạn hẹp không chỉ khiến doanh nghiệp bạn phải thay đổi phần mềm đang sử dụng nhiều năm mà còn bị giới hạn số lượng lựa chọn phần mềm ERP. Điều này gây không ít ảnh hưởng tới thói quen, cách sử dụng cũng như ngân sách và thời gian của bạn.

Ví dụ như một doanh nghiệp thông minh có thể bắt đầu bằng module CRM của Odoo, module đem lại các tính năng cần thiết như các phần mềm CRM khác. Hơn nữa, Odoo còn cho phép tích hợp và tuỳ biến bởi Odoo là một hệ thống Open-source (mã nguồn mở) nên bạn có thể thêm bớt các tính năng bạn cho là cần thiết và phù hợp với quy trình doanh nghiệp bạn. Đặc biệt hơn, trong tương lai, bạn hoàn toàn có thể mua thêm các module khác để biến Odoo thành một ERP mà không cần phải cân nhắc tới việc thay đổi phần mềm khác.

Đối với doanh nghiệp đang và đã phát triển

Đối với loại hình doanh nghiệp đã có quy mô trên thị trường, việc chọn hệ thống ERP hoặc CRM phù hợp càng trở nên quan trọng hơn. Ví dụ như đối với CRM, doanh nghiệp phải sử dụng một công cụ cực kỳ mạnh mẽ để có thể xử lí toàn bộ khối dữ liệu lớn mà doanh nghiệp bạn đang xử lí. Cụ thể hơn như Salesforce, chi phí cao nhưng đem lại hiệu quả to lớn. Điển hình chính là việc đưa AI (Trí tuệ nhân tạo) vào hệ thống CRM của mình, một trong những khả năng mà ít có phần mềm nào trên thế giới này có được.

Tuy nhiên, AI không phải công nghệ mà cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Nếu bạn là các doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ, hay sản xuất thì Odoo lại là một lựa chọn phù hợp hơn. Sở hữu module CRM cao cấp lại nằm trong hệ thống ERP của Odoo, doanh nghiệp không chỉ quản lý được tất cả các khâu bán hàng, marketing mà thậm chí còn có thể chăm sóc khách hàng, liên kết POS, hay quản lý kho, hàng tồn,… Tất cả được bao trọn trong một hệ thống ERP mở duy nhất. Vừa có khả năng tích hợp thêm phần mềm thứ ba, vừa có thể bổ sung thêm các tính năng cần thiết khác, khó mà có thể nói Odoo không phải một hệ thống ERP tốt nhất hiện nay.

Hơn nữa, khi doanh nghiệp đang và đã phát triển, thì ERP sẽ được ưu tiên cao hơn là CRM, bởi dù cho bạn có thể bán được hàng, doanh số tăng nhưng nếu không quản lý được doanh nghiệp thì đây còn là vấn đề lớn hơn cả.

Kết luận

Vậy, giữa CRM và ERP, chắc hẳn bạn đã có thể định hình được hệ thống nào phù hợp với doanh nghiệp bạn, cũng như nắm được các điểm khác biệt về từng loại hệ thống khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn còn chưa xác định được hệ thống CRM hay ERP nào phù hợp với bạn, hãy liên hệ SmartOSC DX để nhận được tư vấn từ các chuyên gia chuyển đổi số doanh nghiệp nhé!

Nguồn bài viết: Phần mềm CRM