Giải Pháp Quản Lý Nhân Sự Đặc Thù Ngành F&B

Bước chân vào khởi nghiệp trong lĩnh vực nhà hàng ăn uống, chắc hẳn không ít lần bạn nghe thấy cụm từ F&B phải không? Đối với ngành dịch vụ F&B, công tác quản trị nhân sự là yếu tố quan trọng góp phần đưa doanh nghiệp ngày càng phát triển. Thế nhưng hiện nay còn rất nhiều vấn đề bất cập của vấn đề nhân sự ngành F&B, và hướng giải quyết duy nhất cho thời điểm hiện tại chính là sử dụng công cụ hỗ trợ bằng công nghệ, chính là các phần mềm quản lý nhân sự đặc thù ngành F&B. Hãy theo dõi bài viết dưới đây của Phần mềm quản trị doanh nghiệp để nắm rõ nhé.

F&B là gì?

F&B là viết tắt của cụm từ tiếng Anh “Food and Beverage Service”, nghĩa là dịch vụ nhà hàng và quầy uống. Ngành F&B hay ngành dịch vụ F&B chính là chỉ những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực ẩm thực, nhà hàng, khách sạn…

Trên thực tế, chúng ta thường bắt gặp bộ phận F&B trong các khách sạn và cả các đơn vị F&B kinh doanh độc lập bên ngoài (nhà hàng, bar, club, lounge…).

Những khó khăn trong công tác quản lý nhân sự ngành F&B

Công tác tuyển dụng

Việc đào tạo, huấn luyện nhân viên thường tốn kém chi phí nhưng không hiệu quả vì nhân viên thường xuyên nghỉ việc, nhà quản lý lại phải tìm kiếm nhân sự mới và phải đào tạo lại từ đầu, vừa mất thời gian, chi phí, công sức mà hiệu quả chưa chắc đã cao. Trong khi đó, nhân sự lại đa phần làm việc xoay ca nên việc tuyển dụng phải diễn ra liên tục, thường xuyên.

Phân ca – xếp lịch rắc rối

Tại sao ngành F&B lại phải phân ca làm việc cho nhân viên?

Ngành F&B luôn phải nỗ lực hoạt động để phục vụ tối đa nhu cầu của khách hàng, vì họ luôn đề cao tiêu chí “khách hàng” là thượng đế. Để làm được điều đó, họ cần có một số lượng nhân sự lớn làm việc liên tục gần như cả ngày, bao gồm cả ngày cuối tuần, ngày lễ, tết… Việc phân ca cho nhân viên là vô cùng cần thiết bởi vì:

Phân ca giúp đảm bảo chất lượng công việc và sức khỏe cho nhân viên, một nhân viên không thể nào hoàn thành tốt nhiệm vụ phục vụ với sự hài lòng cao nhất cho khách hàng khi phải làm việc liên tục hàng chục giờ đồng hồ, trong một điều kiện sức khỏe không đảm bảo.

Phân ca giúp đảm bảo tiến độ công việc được trôi chảy, không bị trì trệ vì dư việc nhưng thiếu người. Trong một số trường hợp, nhân viên ốm hoặc bận việc đột xuất, lúc đó họ có thể xin nghỉ hoặc đổi ca cho nhau mà không làm ảnh hưởng đến công việc chung.

Phân ca còn giúp tiết kiệm chi phí trả lương cho nhân sự. Tùy từng thời điểm đông khách hay ít khách mà doanh nghiệp sẽ phân bổ lượng nhân sự cho hợp lý, vừa đảm bảo công việc được hoàn thành hiệu quả, vừa tránh được tình trạng dư người nhưng thiếu việc trong khi tiền lương thì vẫn phải trả đủ.

Tuy nhiên, phân ca cho ngành F&B không phải là việc dễ dàng. Trong khi nhân sự thì nhiều nhưng ca kíp làm lại ít, dẫn đến thừa người thiếu việc. Nhưng cũng có lúc việc thì nhiều mà nhân sự lại không thấy đâu, dẫn đến chất lượng công việc không được đảm bảo. 

Bảng lương phức tạp

Ngành dịch vụ F&B với nhiều ca kíp khác nhau, cũng sẽ có nhân viên chính thức, nhân viên tạm thời, nhân viên bán thời gian là lực lượng đông đảo nhất. Việc thiết lập từng bảng lương cho từng cấp độ nhân viên đã rất phức tạp, chưa kể đến việc theo dõi, điều chỉnh và tính lương cho mỗi loại bảng lương lại khác nhau. Điều này quả thực làm cho nhà quản lý đau đầu.

Không theo dõi được hết nhân viên 

Với đặc thù là hệ thống chuỗi F&B nhiều chi nhánh phân bổ ở nhiều khu vực khác nhau, nên không phải lúc nào bạn cũng có mặt tại tất cả các điểm cửa hàng để quản lý toàn bộ nhân viên. Do vậy, doanh thu bán hàng của nhiều đơn vị đã bị thất thoát khi gặp phải những nhân viên không trung thực.

Sai sót khi tính lương thủ công

Với khối lượng nhân sự đông đảo, trong khi việc chấm công, tính lương lại thực hiện thủ công và excel, nên việc xảy ra sai sót là vấn đề khó có thể tránh khỏi. Điều không những ảnh hưởng đến tinh thần làm việc của nhân viên mà còn dẫn đến làm mất đi sự chuyên nghiệp, hình ảnh của doanh nghiệp.

Mâu thuẫn với nhân viên

Nhân sự đông mà doanh nghiệp không biết cách quản lý thì sẽ dẫn đến sự xung đột, hiểu lầm và văn hóa nội bộ đi xuống. Nhất là khi có những sự cố về lương thưởng, phân ca…

Mất quá nhiều thời gian vào việc xoay ca, tìm người

Các doanh nghiệp F&B đa phần đều phân ca theo kiểu xoay ca, vừa phù hợp cho nhiều đối tượng khách hàng mà lại thích hợp cho nhiều tầng lớp nhân viên. Cũng chính vì trong một ngày có nhiều ca làm nên việc phân bổ sẽ không được hợp lý, hoặc khi nhân sự có việc bận đột xuất sẽ khó khăn trong việc tìm người thay thế.

Giải pháp Zoho People – Phần mềm quản lý nhân sự cho ngành F&B

Để đáp ứng nhu cầu của ngành F&B, Zoho People góp phần giúp bài toán quản lý nhân sự trở nên đơn giản hơn nhờ ứng dụng nền tảng số với công nghệ hiện đại. Dựa trên phân tích của các chuyên gia cố vấn nhân sự hàng đầu, cùng đội ngũ nhân sự tâm huyết và giàu kinh nghiệm, Zoho People tự tin khẳng định mang đến cho khách hàng giải pháp công nghệ phù hợp nhất, giải quyết nhanh gọn bài toán quản trị nhân sự ngành F&B một cách toàn diện nhất.

Tuyển dụng đúng trọng tâm – không bỏ lỡ người được việc

Với Zoho People, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tuyển dụng nhân sự qua nhiều kênh: fanpage, email, điện thoại, liên kết với các tuyển dụng uy tín… mọi nguồn dữ liệu được tổng hợp về trên module tuyển dụng của phần mềm.

Nếu ứng viên nộp đơn qua email, thì hệ thống có tính năng Đồng bộ ứng viên qua email. Hoặc ứng viên nộp qua landing page hronline, thì ứng viên sẽ vào thẳng hệ thống luôn.

Phần mềm sẽ tự động đánh giá theo tiêu chí đề ra của doanh nghiệp và lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất để gọi phỏng vấn.

=>>>> Tham khảo thêm bài viết phần mềm quản lý nhân sự trọn gói

Chấm công hiện đại, không lo sai sót

Với phần mềm Zoho People, bạn có thể chấm công dễ dàng bằng định vị GPS ngay trên điện thoại, tránh được các trường hợp máy chấm công không nhận vân tay, thẻ từ, mất thẻ… Dữ liệu chấm công được ghi nhận ngay tức khắc và được cập nhật lên hệ thống, không xuất hiện độ trễ dữ liệu và giảm thiểu chi phí mua thiết bị chấm công.

Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People là phần mềm đa nền tảng và đa thiết bị, người dùng có thể dễ dàng quản lý nhân sự trên smartphone. Chấm công mọi lúc, mọi nơi theo yêu cầu của quản lý, ứng dụng phổ biến cho các nhân viên của đủ mọi ngành nghề.

Phân ca – Xếp lịch làm việc phù hợp cho toàn bộ nhân viên

Với đặc thù ngành F&B là xoay ca nên việc xếp lịch làm việc cho nhân viên cũng sẽ có phần đặc biệt hơn. Thông thường, quản lý sẽ xếp lịch làm việc part time cho các nhân viên ở các cửa hàng hoặc cơ sở. Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People với tính năng 

vượt trội là xếp lịch theo ngày, rất phù hợp với loại hình kinh doanh chuỗi như ngành F&B. Khi sử dụng Zoho People, nhân viên quản lý lịch làm việc sẽ vào menu Chấm công – Xếp lịch theo ngày, chọn cửa hàng cần xếp lịch và chọn xếp lịch trong vòng 1 tuần. Sau đó, chọn vị trí làm việc cần xếp, click vào nút dấu cộng màu xanh lá, rồi chọn ca, chọn nhân viên và chọn ngày mà nhân này sẽ làm trong tuần.

Sau khi xếp lịch hàng loạt cho các nhân viên của cửa hàng trong tuần, người quản lý nên kiểm tra lại lịch, rồi bấm Chốt ca, và hệ thống sẽ gửi lịch làm việc đến nhân viên đó. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh giờ hoặc thêm/xóa ca ngay khi có thay đổi về nhân sự.

Nộp ca – xoay ca nhanh chóng

Tính năng này giúp hệ thống hóa nhân sự toàn bộ chi nhánh, khu vực, xây dựng một môi trường mở cho toàn bộ nhân viên chủ động về ca làm việc. Đồng thời, khi cửa hàng đó phát sinh các vấn đề thiếu nhân sự đột xuất, chức năng xoay ca tìm người sẽ giúp tìm kiếm nhân sự thay thế ngay lập tức, giảm bớt tối đa công việc không tên cho nhà quản trị.

Trong phần mềm, khi nhân viên nào đó bận việc vào thời gian ca làm của mình, nhân sự sẽ vào phần Lịch làm việc cá nhân, sau đó chọn mục xoay ca rồi chọn những ca làm việc cần xoay ca, bấm tìm người. Hệ thống sẽ gửi thông báo đến cho các nhân viên khác và hiển thị danh sách các nhân viên có thể nhận ca xoay đó, nếu nhân viên nào thấy phù hợp thì sẽ bấm nhận ca. Như vậy bạn đã có thể tìm được người làm thay cho mình ca đó và yên tâm giải quyết công việc riêng của mình rồi.

Với ngành F&B, sẽ có một số vị trí ít người nhận làm như: bảo vệ, lao công, hay những công việc nặng như khuân vác.. sẽ có rất ít người nhận, và việc tìm kiếm lao động cho những công việc này cũng không phải dễ dàng. Nhưng với Zoho People – không gì là không thể. Nếu muốn tìm người làm cho những công việc trên, quản lý sẽ vào menu Chấm công – xếp lịch theo ngày trong phần mềm, chọn vào hình kính lúp màu đỏ để tìm người, chọn tìm nhân viên trong khu vực mình cần và số lượng người cần cho các công việc đó rồi bấm lưu. Tùy vào số lượng người mà bạn cần tìm, hệ thống sẽ tự động thông báo đến khu vực đó. Nhân viên nào cảm thấy phù hợp thì sẽ vào mục đơn từ và nhận xoay ca cho vị trí đó.

Đa dạng bảng lương

Phần mềm Zoho People cung cấp cho doanh nghiệp đa dạng các mẫu bảng lương: theo giờ, theo ngày, theo vị trí, cấp bậc, từng chi nhánh…

Với cấu hình bảng lương theo giờ, nhân sự có thể hoàn toàn theo dõi và chi trả lương cho nhân viên chính xác với quá trình làm việc của họ. Không còn tình trạng tính nhầm lương gây tranh cãi, xung đột với nhân viên. 

Ở menu Nhân sự – Hợp đồng lương theo giờ, bạn sẽ chọn tab Đơn giá lương theo giờ. Ở đây phần mềm cho phép thêm mới, từng vị trí làm việc sẽ có mức lương riêng. Ví dụ, cùng 1 vị trí nhưng làm ở cửa hàng 1 là 15k, cửa hàng 2 là 18k, thì bạn đều có thể chỉnh sửa cấu hình lại trên phần mềm. Đơn giá lương theo giờ có thể cấu hình động cho tất cả các trường hợp. Sau khi nhân viên chấm công, thì lương của ngày hôm đó được tính ở menu Tiền lương – Bảng lương theo giờ. Để xem, bạn bấm chọn filter lọc theo tháng hiện tại, bấm Tính lương – thì hệ thống nó tự động tính ra lương ca làm việc của bạn theo công thức: mức lương theo giờ * số giờ làm việc. (18.000đ * 6h = 108.000đ).

Ngoài những tính năng chuyên biệt cho ngành F&B, Phần mềm quản lý nhân sự Zoho People còn cung cấp các chức năng cơ bản mà mỗi nhân sự đều phải trực tiếp thao tác như: quản lý hồ sơ, đơn từ, đánh giá nhân viên, truyền thông nội bộ, quản lý tài liệu online… Tóm lại, mọi quy trình thủ công của bộ phận nhân sự đều được tích hợp lên các module của phần mềm, giúp công việc được giải quyết nhanh chóng. 

So với thế giới thì thị trường F&B ở Việt Nam luôn giữ mức tăng trưởng ổn định nhờ và cơ cấu dân số trẻ nên lượng tiêu thụ dồi dào. Việc sử dụng Zoho People vào công tác quản lý nhân sự, chuỗi F&B sẽ phát triển kinh doanh hiệu quả hơn trong xu thế hiện nay. Các nhà quản trị giờ đây có thể dễ dàng quản lý được hiệu quả bán hàng của nhân viên, mà không cần tốn quá nhiều thời gian cho việc giám sát trực tiếp. Vậy thì bạn còn chần chờ gì mà không đến với chúng tôi ngay thôi nào! Ngoài ra bạn cũng có thể tham khảo Top CRM để doanh nghiệp F&B có thể giữ chân khách hàng.