Yêu Cầu Của Một Phần Mềm Quản Lý Nhân Sự Hiệu Quả

Trong công tác quản lý nhân sự ngày nay, phần mềm quản lý nhân sự đã và đang trở thành công cụ đắc lực của nhiều nhà quản trị. Giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý theo xu hướng phát triển nền tảng công nghệ 4.0, thay thế các phương tiện quản lý truyền thống thông thường. Vì vậy, việc lựa chọn một phần mềm quản lý nguồn lực doanh nghiệp sao thật phù hợp và hiệu quả là điều rất quan trọng. Và bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn phần mềm quản lý nhân sự là gì và yêu cầu của phần mềm quản lý nhân sự như thế nào?

Thế nào là phần mềm quản lý nhân sự?

Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm ứng dụng công nghệ giúp tối ưu hóa việc thực hiện quy trình quản lý nhân sự của nhiều tổ chức, doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn, bám sát yêu cầu nghiệp vụ quản lý, phúc lợi nhân viên. 

Phần mềm quản lý nhân sự sẽ bao gồm những tính năng cơ bản như quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự, quản lý thời gian chấm công – tính lương, nghỉ phép, quản lý số lượng, tiến độ công việc, dự án thực hiện và một số phần việc quản lý khác liên quan tới đồng phục, phúc lợi, thăng tiến,..

Các mô hình phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả?

Tùy theo quy mô, tầm nhìn và đặc trưng, có nhiều mô hình phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau.

Mô hình phần mềm quản lý nhân sự miễn phí

Có thể dễ dàng tìm thấy phần mềm quản lý nhân sự miễn phí trên các trang mạng tìm kiếm. Giao diện của các phần mềm này thường đơn giản và dễ dàng thao tác, nhưng việc sử dụng những phần mềm này thường có nhiều bất lợi kèm theo như không đầy đủ tính năng cần thiết, hạn chế người dùng và thời gian sử dụng,…Vì vậy, việc sử dụng phần mềm này thường không khả thi với các doanh nghiệp định hướng sử dụng lâu dài.

Mô hình phần mềm quản lý nhân sự đóng gói

Mô hình này thường được thiết kế chung cho tất cả các doanh nghiệp nên giá giá của các sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự đóng gói thường rẻ, phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ có số lượng nhân viên ít và không liên quan nhiều đến nghiệp vụ nhân sự. Tuy nhiên, điều này đồng nghĩa với việc phần mềm sẽ không đáp ứng được tất cả các yêu cầu nghiệp vụ đặc thù riêng như ngành F&B.

Mô hình phần mềm quản lý nhân sự tùy chỉnh

Trái ngược với mô hình phần mềm quản lý nhân sự đóng gói, mô hình phần mềm quản lý nhân sự tùy chỉnh là các phần mềm được thiết kế riêng biệt cho từng tổ chức, doanh nghiệp. Mô hình phần mềm đáp ứng được các nhu cầu đặc thù của ngành hàng mà doanh nghiệp kinh doanh, phù hợp với các doanh nghiệp vừa và lớn. Để sở hữu và sử dụng được phần mềm quản lý nhân sự mô hình tùy chỉnh này, doanh nghiệp phải chi trả chi phí thiết kế, triển khai và vận hành không hề thấp.

Các yêu cầu của phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự không chỉ giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường mà còn góp phần tối ưu hóa quy trình quản lý, tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí vận hành nguồn lực công ty. Đặc tả yêu cầu phần mềm quản lý nhân sự cơ bản phải có những tính năng sau:

Quản lý hồ sơ nhân viên

Mọi thông tin của nhân viên như sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, bảo hiểm xã hội, khen thưởng… đều được cập nhật chi tiết, rõ ràng và đầy đủ. Việc thông tin được lưu trữ trong cùng một hệ thống sẽ giúp công việc khi cần trích xuất thông tin trở nên đơn giản và nhanh chóng.

Quản lý bảo hiểm

Ứng dụng quản lý BHXH cho người lao động trong phần mềm quản lý nhân sự  hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tính toán chế độ phụ cấp, BHYT hay trợ cấp tháng, chế độ nghỉ việc, thai sản, điều chuyển… một cách minh bạch và chính xác giữa nhân viên và người quản lý.

Quản lý công việc

Thông qua việc báo cáo tự động, phần mềm quản lý nhân sự cho phép doanh nghiệp theo dõi được số lượng và tiến độ công việc được thực hiện, đánh giá khách quan năng lực của từng nhân viên và nguồn lực của doanh nghiệp hiện tại. Từ đó hỗ trợ nhà quản trị lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp hơn.

Theo dõi chấm công

Trong một phần mềm quản lý nhân sự, tính năng theo dõi chấm công là điều tất yếu phải có. Nhờ tính năng này, việc chấm công được kiểm soát một cách chính xác, chi tiết và rõ ràng theo quy chuẩn mà doanh nghiệp áp dụng.

Theo dõi tính lương

Thông qua khả năng tự động tổng hợp dữ liệu chấm công, việc tính toán lương thưởng, quản lý bảng lương và thống kê báo cáo theo chế độ lao động của doanh nghiệp đạt độ chính xác cao và mang tính chủ động hơn trong mọi hoạt động.

Theo dõi tuyển dụng, đào tạo

Phần mềm quản lý nguồn nhân lực hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình tuyển dụng dựa trên các tiêu chí mà doanh nghiệp yêu cầu, cập nhật thông tin ứng viên tham gia tuyển dụng tiềm năng, phù hợp với công việc một cách nhanh chóng và khoa học. Bên cạnh đó, chức năng quản lý đào tạo được lên kế hoạch đảm bảo nâng cao năng lực nhân viên, cải thiện năng suất công việc hiệu quả nhất.

Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả hiện nay

Đề các yêu cầu trên được vận hành tốt nhất, doanh nghiệp cần lựa chọn được cho mình một phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả. Zoho People là phần mềm quản lý nhân sự được xây dựng dựa trên nền tảng điện toán đám mây, với hơn 2000 doanh nghiệp Việt Nam tin dùng. Phần mềm Zoho People sở hữu hơn 26 tính năng khác nhau nhằm hỗ trợ tất cả công việc của người quản trị, nổi bật phải kể đến:

• Tính năng quản lý thông tin, hồ sơ nhân sự
• Tính năng chấm công bằng định vị GPS
• Tính năng theo dõi chấm công, tính lương tự động
• Tính năng hỗ trợ, quản lý, theo dõi quá trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự
• Tính năng tổng hợp, thống kê và báo cáo số lượng, tiến độ dự án, đánh giá kết quả công việc
• Tính năng nâng cấp và bảo trì phần mềm tự động và miễn phí.

Tùy theo nhu cầu và quy mô của từng doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn mụa mua theo tính năng hoặc trọn gói phần mềm, thậm chí bạn cũng có thể thuê dịch vụ phần mềm quản lý nhân sự Zoho People. Zoho People được xây dựng với giao diện đơn giản, trực quan, thân thiện với người dùng nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác và đầy đủ thông tin, kết hợp thêm tính năng báo cáo thông minh về tiến độ công việc và đánh giá kết quả làm việc theo từng ngày, từng tuần, từng tháng. Điều này giúp cho nhà quản trị dễ dàng theo dõi, giám sát công việc, dự án và phân công việc làm phù hợp theo thực lực của từng nhân viên.

=>>>>>>>Tìm hiểu thêm bài viết Phần mềm nhân sự tốt nhất hiện nay

Chung quy lại, dù là phần mềm quản lý nhân sự nào cũng đều phải hướng tới các mục tiêu tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí quản lý nhưng vẫn quản lý tốt các thông tin nhân sự. Từ đó mới có thể đưa ra được thống kế và chiến lược phát triển nguồn lực của doanh nghiệp phù hợp cho tương lai, nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Trên đây là những yêu cầu của phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá là hiệu quả.  Nếu bạn cần tư vấn về ứng dụng phần mềm HRM cho doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi theo hotline: (+84) 24 710 8 1222