Triển khai phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp

Triển khai phần mềm quản trị nhân sự đã có nhiều thay đổi trong những năm gần đây, khi bộ phận quản trị nhân sự từ vai trò thực thi các thủ tục hành chính và chỉ thực hiện một số ít những nghiệp vụ đã trở thành một bộ phận xây dựng và thực thi chiến lược nhờ thay đổi kép ở hai khía cạnh là sự gia tăng năng lực của bộ phận nhân sự cùng với quan điểm quản trị tiên tiến của lãnh đạo cấp cao và nền tảng công nghệ thông minh được ứng dụng trong quản trị nhân sự mang lại giá trị lớn cho công tác quản trị doanh nghiệp.

Ngày nay, việc đưa vào những ứng dụng thông minh để thực hiện nghiệp vụ quản trị nguồn nhân lực đã trở nên thông dụng. Sự sẵn có của rất nhiều ứng dụng thông minh và năng lực kết nối kết quả công việc thực hiện trên các ứng dụng đó của bộ phận quản trị nhân sự trong tổ chức và doanh nghiệp đang cung cấp cho các nhà quản trị nhân sự và quản trị doanh nghiệp những công cụ và thông tin đáng giá để thực hiện công việc quản lý và ra quyết định tốt hơn.

Phần mềm nhân sự cần đáp ứng nhu cầu nào của các nhóm khách hàng trong doanh nghiệp?

Từ 5 năm trở lại đây, xu hướng ứng dụng vượt ra ngoài biên giới một phần mềm duy nhất đang hiện hữu rõ nét. Các nhà quản trị nguồn nhân lực đặt mục tiêu gia tăng hiệu suất thực hiện các chức năng chính của nghiệp vụ, đồng thời đáp ứng nhu cầu của 3 nhóm khách hàng chính là nhà quản lý cấp cao, nhà quản lý cấp trung (quản lý các bộ phận chức năng) và nhân viên. Nhu cầu của 3 nhóm khách hàng này có thể được tóm tắt như sau:

Nhóm 1: Các nhà Quản lý cấp cao 

Nhà Quản lý cấp cao cần các thông tin quá khứ, dự báo tương lai, phân tích xu hướng của nhân sự trong doanh nghiệp và trong ngành, các khuyến nghị chính sách quản trị và phát triển nhân sự, các chương trình cải thiện hệ thống quản lý hoặc kỹ năng quản lý và văn hóa doanh nghiệp nhằm tạo ra hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp tốt hơn.

Nhóm 2: Các nhà Quản lý cấp trung 

Nhà Quản lý cấp trung cần các công cụ để quản lý nhân sự trực tiếp, ra quyết định trong thu hút, phát triển và giữ nhân viên dưới quyền. Việc này đòi hỏi bộ phận nhân sự phải chuẩn hóa được các quy định, quy trình và hướng dẫn nhất quán cho các cán bộ quản lý cấp trung, đồng thời tư vấn cho họ trong quá trình ra quyết định đối với các tình huống cụ thể.

Nhóm 3: Nhân viên

Nhân viên cần được trao đổi hai chiều với nhà quản lý và đồng nghiệp. Họ kỳ vọng được đưa và nhận thông tin, giải thích các chính sách, truyền thông về hiện trạng và tương lai của bản thân cũng như của doanh nghiệp.

Một phần mềm quản trị nhân sự tốt cần có những đặc tính gì?

Để phục vụ hiệu quả cho nhu cầu của các nhóm khách hàng trên trong doanh nghiệp, một phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp tốt cần có đặc tính như sau: 

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
• Phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ và dòng công việc
• Cung cấp thông tin phân tích lịch sử phục vụ nhà quản lý
• Phân quyền chặt chẽ giám sát và thực hiện trên quy mô lớn
• Cơ chế nhập liệu, xuất dữ liệu linh hoạt lưu trữ dữ liệu lịch sử
• Cho phép tự thiết kế, điều chỉnh nội dung công cụ quản lý.

Một phần mềm quản trị nhân sự tốt có những tính năng nào?

Với thực tế vận hành các hoạt động quản trị nhân sự mang nặng tính hành chính, các phần mềm được phát triển thời gian trước những năm 2000 cũng chỉ đáp ứng được nhu cầu thao tác nghiệp vụ cơ bản và không đưa ra được các báo cáo quản trị cần thiết cho các quyết định chiến lược. Phân tích nhu cầu đào tạo, hiệu quả tuyển dụng và đào tạo, chất lượng nguồn nhân lực chưa bao giờ được phản ánh trong các tính năng của phần mềm.

Nhưng hiện nay, doanh nghiệp đã có một giải pháp thực sự hiệu quả – Phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu – Công cụ hỗ trợ thực hiện và phân tích các nghiệp vụ nhân sự, có thể phân tách thành các phần mềm hoặc phân hệ riêng lẻ trong hệ sinh thái phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. 

Phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu

Phần mềm quản trị nhân sự chuyên sâu bao gồm những tính năng như sau:

1, Thiết kế cơ cấu tổ chức

• Dành cho các vị trí cấp trung trở lên để thiết kế chuỗi giá trị, cơ cấu tổ chức, hệ thống chức năng, chức danh và mô tả công việc từng vị trí
• Kết xuất tài liệu cơ cấu, ma trận chức năng công ty, bộ phận và mô tả công việc dưới dạng excel hoặc pdf để trình ký, lưu trữ
• Tạo các phân tích dữ liệu theo hoạt động chức năng và hiệu suất doanh nghiệp theo yêu cầu

2, Thông tin nhân sự

• Quản lý thông tin cá nhân và gia đình
• Quản lý thông tin làm việc và phát triển, quyền lợi, chi phí liên quan tới mỗi cá nhân

• Cập nhật thông tin hàng loạt vào hệ thống và tra cứu, tìm kiếm hồ sơ
• Kế thừa thông tin nhân sự từ các module khác của phần mềm nhân sự và các phần mềm quản lý chức năng khác

3, Chính sách nhân sự

• Thiết lập các chính sách liên quan đến nhân sự
• Điều chỉnh chính sách linh hoạt
• Cơ chế phân cấp, phân quyền, giám sát điều chỉnh chính sách
• Lưu trữ các phiên bản của các chính sách
• Báo cáo theo dõi và phân tích tình hình sử dụng các chính sách

4, Phân tích nhân sự

• Phân tích hiệu quả các hoạt động quản trị nhân sự và chất lượng nguồn nhân lực dựa trên thông tin nhân sự
• Hệ thống báo cáo phân tích nhân sự

5, Hoạch định nguồn nhân lực

• Phân tích, đánh giá hiện trạng nguồn nhân lực
• Lập kế hoạch phát triển nguồn nhân lực cho doanh nghiệp
• Hệ thống báo cáo

6, Đánh giá năng lực

• Thiết kế từ điển năng lực
• Thiết kế khung năng lực
• Thiết lập đợt đánh giá, theo dõi giám sát đợt đánh giá
• Hệ thống báo cáo năng lực cấp công ty, bộ phận và hồ sơ năng lực cá nhân
• Tạo các phân tích dữ liệu theo hoạt động chức năng và hiệu suất doanh nghiệp theo yêu cầu

7, Đánh giá kết quả công việc (BSC – KPI)

• Thiết kế và xây dựng hệ thống chỉ tiêu BSC – KPI thực thi và theo dõi kết quả thực hiện công việc
• Có hệ thống chỉ tiêu chuẩn theo từng mảng làm nền tảng để thu thập thông tin, tạo các phân tích dữ liệu theo hoạt động chức năng và hiệu suất doanh nghiệp theo yêu cầu
• Có các báo cáo KPI và báo cáo vận hành

8, Quản lý đãi ngộ

• Tính lương
• Báo cáo phân tích

9, Quản lý tuyển dụng

• Xác định nhu cầu tuyển dụng
• Thực hiện tuyển dụng
• Báo cáo

10, Quản lý đào tạo

• Báo cáo nhu cầu đào tạo theo mục tiêu chiến lược
• Lập kế hoạch đào tạo
• Theo dõi thực hiện đào tạo
• Đánh giá kết quả và hiệu quả đào tạo (hệ thống báo cáo)

11, Cổng thông tin nhân sự

• Cho phép nhà quản lý/quản lý nhân sự thực hiện: khảo sát, thông báo, phản hồi, quản lý thông tin

• Cho phép nhân viên tự cập nhật hồ sơ cá nhân
• Cho phép nhân viên đăng ký các loại thông tin phản hồi với nhà quản lý (nghỉ, đăng ký hoạt động)
• Cho phép nhân viên tự xem được các thông tin liên quan

Điều kiện để ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự thành công

Một số điều kiện cơ bản để doanh nghiệp ứng dụng thành công phần mềm quản trị nhân sự bao gồm:

Có sự lãnh đạo cho định hướng ứng dụng hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp. Bất cứ sự thay đổi nào cũng đòi hỏi một nỗ lực quản lý thay đổi, nhưng đôi khi chúng ta không hoàn toàn tìm được người có khả năng thực thi vai trò nêu trên.

Chi phí đầu tư cho hệ thống tương xứng với giá trị mang lại cho các nhà quản lý cấp trung và cấp cao. Để đánh giá được mức độ tương xứng, cần có các phân tích chỉ tiêu định lượng ban đầu liên quan tới mục tiêu đầu tư và ước lượng giá trị mang lại.

Chọn thời điểm đầu tư thích hợp. Khi hệ thống quản lý chưa được chuẩn hóa, các nghiệp vụ thực hiện chưa logic và đúng chuẩn nghề nghiệp, luồng công việc chưa tạo nên một dòng chảy hợp lý, thì việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự là không khả thi. Một số doanh nghiệp hy vọng rằng phần mềm quản trị nhân sự sẽ giúp tự chuẩn hóa được các quy trình công việc đã cố gắng đầu tư nhưng thường thất bại trong việc xây dựng một quy trình khiên cưỡng không phù hợp với mô hình quản trị và văn hóa ra quyết định của mình. Do vậy, cần bảo đảm chuẩn hóa được hệ thống trước khi thực hiện đầu tư phần mềm quản trị nhân sự.

Để thực hiện chuyển đổi số, doanh nghiệp cần phải có các cá nhân dẫn dắt, điều phối thực hiện và tham gia thực hiện. Doanh nghiệp đôi khi không có đủ nhân sự hoặc nhân sự không có đủ kỹ năng để thực hiện vai trò này.

Kỹ năng xử lý thông tin của nhà quản lý cấp cao và quản trị nhân sự cần được nâng cao để theo kịp với tính năng hệ thống. Họ cần được đào tạo để chịu sử dụng và sử dụng thành thạo các mô hình thống kê và phân tích dữ liệu, chỉ số hiệu quả quản trị nhân sự, do vậy khi được cung cấp dữ liệu và thông tin, họ sẽ biết sử dụng ra sao và để làm gì. Phần mềm vì vậy khi xây dựng xong mới phát huy tác dụng.

Tìm kiếm được phần mềm phù hợp. Các phần mềm cung cấp hiện nay trên thị trường chưa hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng của các nhà quản lý về hiệu suất hóa xử lý nghiệp vụ, tăng tính tức thời và chính xác của các thông tin phục vụ ra quyết định. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tới khả năng tùy chỉnh phần mềm của nhà cung cấp để phù hợp với mô hình vận hành công việc của mình.

Cần có sự tích hợp giữa phần mềm Quản trị nguồn nhân lực và các phần mềm quản  lý chức năng khác nhau trong doanh nghiệp (CRM, DMS, ERP) để đảm bảo dữ liệu nhân sự được kết nối, theo dõi được kết quả và hiệu suất của nhân viên từ các phần mềm này.