Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự  ngày nay được áp dụng nhiều trong điều hành doanh nghiệp ngày càng trở nên phổ biến. Phần mềm quản lý nhân sự ra đời giúp ích rất nhiều trong công tác giám sát, điều hành công việc trong các doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn, đem lại hiệu quả hoạt động cao. Tuy nhiên, để lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp là không hề dễ dàng. 

Phần mềm quản trị nhân sự là gì

Phần mềm quản lý nhân sự được hiểu là những ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ việc thực hiện các quy trình nhân sự trở nên dễ dàng hơn.

Trước đây, công việc quản lý nguồn nhân lực chỉ là các công việc hành chính bao gồm: tính lương, gửi thiệp sinh nhật cho nhân viên, tổ chức các chuyến đi chơi cho công ty, và đảm bảo việc điền mẫu,  phiếu phải đầy đủ… Hiện nay, quản lý nhân sự là một chiến lược quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp và bao gồm rất nhiều khía cạnh như quản lý tuyển dụng, quản lý nhân viên, đánh giá nhân sự, quản lý tiền lương,…

Tóm lại, phần mềm quản lý nhân sự ngày nay là sự kết hợp của tất cả các hệ thống tuyển dụng và quản trị lực lượng lao động được dùng với mục đích để cải thiện hiệu quả kinh doanh. Phần mềm sẽ tập trung các quy trình hành chính và nguồn nhân lực về một mối để nhà quản lý dễ dàng phân công công việc, theo dõi – đánh giá tiến độ, và khen thưởng.

Những sai lầm thường gặp khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân sự

1. Không xác định được nhu cầu

Phần lớn các doanh nghiệp thường vội vàng đưa ra lựa chọn phần mềm mà không xác định trước nhu cầu của mình. Bạn nên lập danh sách toàn bộ những nhu cầu kinh doanh và xác định tính năng cần thiết trong hệ thống để giải quyết nhu cầu này.

Bên cạnh đó, ban giám đốc cũng cần phải xác định lý do tại sao doanh nghiệp cần phần mềm nhân sự và những khó khăn mà nó có thể hỗ trợ giải quyết cho tổ chức của bạn.

2. Không sơ tuyển nhà cung cấp

Khi bạn đã xác định được nhu cầu của mình và bạn có một danh sách nhà cung cấp để xem xét, bạn cần tiến hành sơ tuyển các nhà cung cấp. Một số nhà cung cấp nếu không đáp ứng tất cả dịch vụ cần thiết, giải quyết nhu cầu của bạn thì có thể loại bỏ khỏi danh sách lựa chọn.

Trong lần trao đổi thông tin đầu tiên với nhà cung cấp, bạn hãy thông báo cho họ danh sách những yêu cầu của bạn. Nếu sản phẩm của họ không đáp ứng được hoặc ngân sách của bạn không đủ để chi trả thì không cần tổ chức buổi demo. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

3. Không xem xét nhiều nhà cung cấp

Bạn nên xem xét ít nhất từ sáu đến chín nhà cung cấp. Sau khi tiến hành sơ tuyển và xem xét các phần mềm, danh sách sẽ được thu hẹp còn khoảng hai đến ba sản phẩm đáp ứng yêu cầu. Việc xem xét nhiều hệ thống phần mềm khác nhau sẽ giúp bạn có hiểu biết hơn về khả năng của từng sản phẩm, và xác định xem đâu là lựa chọn phù hợp.

Nếu phần mềm xử lý lỗi, xuất dữ liệu kém chất lượng sẽ gây rất nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp. Dữ liệu lỗi dẫn đến quyết định sai lệch, doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, làm tổn hại đến uy tín thương hiệu và ảnh hưởng đến sự hài lòng, doanh thu từ khách hàng.

=>>>>Tìm hiểu thêm đơn vị cung cấp phần mềm nhân sự hàng đầu Việt Nam

4. Bỏ qua bức tranh toàn cảnh trong tương lai

Nếu bạn chỉ tập trung vào các yêu cầu hiện tại mà không chú ý đến các nhu cầu trong tương lai, nó có thể làm giảm đáng kể tuổi thọ của giải pháp phần mềm. Một phần mềm nhân sự không có khả năng mở rộng sẽ không thể đáp ứng nhu cầu trong tương lai của doanh nghiệp và có nguy cơ thất bại nhanh chóng. Nếu bạn chọn một giải pháp tập trung vào tăng trưởng và phát triển trong tương lai, đó sẽ là một khoản đầu tư cực thành công.

Điều quan trọng là làm việc rõ với tất cả các bên liên quan, xác định các yêu cầu kinh doanh để đảm bảo quy trình và mục tiêu chiến lược của họ phù hợp với phần mềm quản trị nhân lực. Tránh tích hợp các quy trình kém vào phần mềm, bạn cần tối ưu toàn bộ chúng. Việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các quy trình không hiệu quả làm tốn một lượng tài nguyên đáng kể.