Phần mềm nhân sự là gì?

Ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự (phần mềm HRM) để thay thế cho các phương thức quản lý truyền thống. Phần mềm nhân sự giúp tối ưu hóa và đơn giản hóa quá trình quản lý nhân viên bằng các giải pháp đổi mới không ngừng. Bằng cách sử dụng giải pháp phần mềm nhân sự phù hợp, doanh nghiệp có thể quản lý công việc của nhân viên cách hiệu quả, tạo ra sự công bằng, góp phần tăng năng suất công việc và có thể giữ chân những nhân viên có năng lực thật sự. Cùng SmartOSC DX tìm hiểu qua bài viết phần mềm quản lý nhân sự là gì? 

Phần mềm nhân sự là gì?

Phần mềm nhân sự là giải pháp giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin nhân viên và các nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự. Phần mềm nhân sự được thiết kế để giúp nhân viên và nhà quản lý tối ưu hóa được tiềm năng của họ trong công việc và được triển khai bởi các doanh nghiệp ở mọi quy mô để thúc đẩy năng suất và sự hài lòng của nhân viên. 

Giải pháp phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ tích hợp với các giải pháp tuyển dụng, hội nhập nhân viên mới, quản lý nhân sự, quản lý thời gian, lương và quản trị nguồn vốn nhân lực. 

Phần mềm nhân sự đôi khi được gọi là hệ thống quản lý nhân sự (HRMS), quản lý nguồn vốn con người (HCM) hoặc hệ thống thông tin nhân sự (HRIS). Dù thuật ngữ khác nhau, tất cả đều là hệ thống dùng để quản lý nhân viên hiệu quả.

Một số phần mềm nhân sự phổ biến

Có nhiều loại phần mềm nhân sự và có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ nhân sự khác nhau. Có phần mềm cung cấp giải pháp toàn diện, gồm hầu hết các chức năng quản lý nhân sự. Một số phần mềm khác là chuyên biệt và cung cấp hỗ trợ chỉ với một hoặc hai nhiệm vụ nhân sự, ví dụ như quản lý cơ sở dữ liệu, tùy chọn thêm các mô-đun có thể hỗ trợ những việc như theo dõi thời gian làm việc hoặc chấm công nhân viên.

Dưới đây là một số phần mềm nhân sự được nhiều doanh nghiệp sử dụng:

• Hệ thống thông tin nhân sự Zoho People
• Phần mềm quản lý nhân sự digiiHR
• Hệ thống quản lý nhân sự Peoplesoft
• Hệ thống quản lý nhân lực HiStaff

Nếu xét đến cách thức cài đặt và sử dụng, phần mềm nhân sự thuộc 1 trong 3 loại:

Phần mềm nhân sự tại chỗ (on-premise)

Cài đặt tại chỗ là phương án cài đặt phần mềm nhân sự từng máy tính hoặc server và hoạt động trong một mạng lưới nhỏ trong một tổ chức. Phần mềm chỉ có thể được truy cập và sử dụng từ các máy tính đã được cài đặt. Mặc dù phần mềm tại chỗ này có ưu điểm là an toàn và chi phí thấp hơn so với phần mềm dựa trên dữ liệu đám mây, nhưng rất khó để cập nhật và bất tiện cho hầu hết các tổ chức.

Phần mềm nhân sự trên nền cloud

Hầu hết các phần mềm nhân sự được sử dụng trong các tổ chức ngày nay đều dựa trên dữ liệu đám mây. Phần mềm nhân sự dựa trên dữ liệu đám mây có thể được cài đặt lên trên các thiết bị có quyền truy cập internet bằng thông tin đăng nhập, cho phép linh hoạt và di động hơn. Kiểu truy cập này đặc biệt thuận tiện cho lực lượng lao động có tính di động, nhưng cũng có thể cho phép nhân viên trong bất kỳ ngành nào truy cập thông tin cá nhân của riêng họ và thực hiện thay đổi nếu có các tùy chọn riêng.

Phần mềm nhân sự dạng dịch vụ

Thay vì mua, doanh nghiệp có thể thuê phần mềm nhân sự. Phần mềm này sẽ chạy trên server hoặc cloud của nhà cung cấp. Khi đó, ta có phần mềm nhân sự dạng dịch vụ (SaaS). Phần mềm dạng này không cần cài đặt, dễ nâng cấp và là xu thế của ngành phần mềm.

=>>>>> Đọc thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Các tính năng của phần mềm nhân sự

Các tính năng phần mềm nhân sự có thể khác nhau tùy theo hệ thống, nhưng thường bao gồm:

Theo dõi nhân sự	Thời gian làm việc
Cơ sở dữ liệu nhân viên	Kế hoạch lực lượng lao động
Thông tin công việc	Theo dõi thời gian làm việc
Dữ liệu hiện tại và quá khứ	Quản lý vắng mặt
Trạng thái làm việc (toàn thời gian/bán thời gian)	PTO và theo dõi thời gian bị bệnh
Nhân viên hiện có	Đồng hồ thời gian sinh trắc học

Lương bổng	Employee Self-Service
Theo dõi lương	Nhân viên truy cập thông tin cá nhân
Tiền thưởng	Đăng ký, truy cập
Tính toán tiền lương	Thời gian nghỉ yêu cầu
Khấu trừ thuế	Thông tin bảng lương
Khai thuế	Thông báo của công ty
Gửi tiền trực tiếp
Báo cáo

Quản trị lợi ích	Đánh giá hiệu suất
Thông tin bảo hiểm	Năng lực
Thông tin tuyển dụng	Thiết lập mục tiêu
Quản lý sự kiện cuộc sống	Phản hồi của nhân viên
Chương trình chăm sóc sức khỏe	Đánh giá 360 độ
Dữ liệu nhà cung cấp	Đánh giá hàng năm

Theo dõi ứng viên	Quản lý học tập
Yêu cầu công việc	Quản lý chứng nhận
Thông tin nghề nghiệp	Quản lý giáo dục điện tử
Bảng công việc	Công cụ đánh giá
Sàng lọc và kiểm tra lý lịch	Quản trị đào tạo
Cơ sở dữ liệu ứng viên
Quản lý phỏng vấn

 Lợi ích của phần mềm nhân sự

Cung cấp thông tin toàn diện và chi tiết cho quản lý

Phần mềm nhân sự cung cấp thông tin chi tiết cho việc ra quyết định của nhà quản trị. Ví dụ có bao nhiêu nhân viên cần thiết vào những thời điểm nhất định trong năm, dựa trên dữ liệu lịch sử để có thể phân bổ và huy động nguồn lực tuyển dụng phù hợp. Ngoài ra, còn nhiều lợi ích khác mà công ty hưởng lợi từ phần mềm thay vì quản lý bằng hồ sơ giấy,

Tiết kiệm thời gian

Lợi ích của phần mềm khác nhau tùy thuộc loại phần mềm được chọn và đặc điểm công ty. Phần mềm nhân sự giúp tiết kiệm thời gian dành cho các thao tác hành chính thông thường. Thời gian này sẽ được chuyển hướng dành cho các nhiệm vụ sinh lợi hơn hoặc hiệu quả hơn. Phần mềm nhân sự giúp nhà quản trị và nhân viên tiết kiệm thời gian trong công tác quản lý cũng như thực hiện công việc thông qua tự động hóa, hỗ trợ các quy trình quản lý nhân sự bằng việc cho phép lập kế hoạch, quản lý ngân sách.

Giảm lỗi nhập liệu

Tùy thuộc vào phần mềm được chọn và cách sử dụng, các doanh nghiệp có thể giảm lỗi trong nhập dữ liệu thủ công và cải thiện cơ sở dữ liệu của công ty với việc tạo hồ sơ điện tử. Ngoài ra, có thể tiết kiệm không gian và chi phí cho giấy, kẹp giấy, và các vật liệu khác.

Ngoài những lợi ích trên phạm vi rộng này, các công ty có thể thấy những lợi ích xuất phát từ từng loại phần mềm hoặc mô-đun cụ thể đã được chọn, như cải tiến kế hoạch kế nhiệm và phát triển nhân viên sau khi thực hiện một hệ thống quản lý học tập mạnh mẽ.

Tóm tắt

Tóm lại, phần mềm nhân sự cung cấp nhiều giải pháp và tính năng trên nhiều nhiều khía cạnh của công tác quản trị nguồn nhân lực, nó hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt thông tin nhân sự một cách có hệ thống và khắc phục được nhiều hạn chế của các công cụ quản lý nhân sự truyền thống.

Nguồn bài viết: Phần mềm quản trị doanh nghiệp