Tư vấn nên hay không nên khi sử dụng phần mềm lương trong doanh nghiệp?

Hiện nay, việc quản lý tiền lương cho nhân viên gặp rất nhiều khó khăn bởi những đặc tính phức tạp trong các giai đoạn xử lý công – ca – phép của từng doanh nghiệp. Chính vì vậy, mỗi doanh nghiệp, tổ chức, đơn vị cần làm gì để hạn chế khó khăn trong các quy trình xử lý này? Và nên hay không nên sử dụng phần mềm tình lương và sử dụng ở cấp độ nào? Cùng SmartOSC DX tìm hiểu nên hay không nên khi sử dụng phần mềm lương trong doanh nghiệp? 

Khó khăn của doanh nghiệp trong quá trình tính lương

Trong hoạt động của một doanh nghiệp, việc tính toán tiền lương hàng tháng tốn không ít thời gian. Thực trạng làm việc của từng nhân viên không giống nhau, đòi hỏi sự tính toán chi tiết, chính xác tiền lương cho từng nhân sự. Sự phức tạp trong mức độ làm việc của từng cá nhân dẫn đến khó khăn trong việc quản lý tiền lương trong doanh nghiệp nếu không sử dụng phần mềm nhân sự lương. 

Sau đây là những khó khăn mà doanh nghiệp phải đối mặt khi chưa có phần mềm lương: 

• Tình trạng làm việc của mỗi nhân viên là khác nhau: số buổi nghỉ, số ca làm thêm giờ, trình độ, hoa hồng,… làm cho việc tính tiền lương trở nên phức tạp, dễ gây nhầm lẫn cho bộ phận quản lý lương.
• Số lượng nhân viên lớn có thể khiến cho sự điều chỉnh về lương không được cập nhật đầy đủ, kịp thời
• Quản lý tiền lương không khoa học khiến việc tính lương tốn nhiều thời gian, thậm chí khiến quy trình trả lương chậm tiến độ
• Dễ xảy ra sai sót khi tổng hợp không đầy đủ dữ liệu chấm công, hoa hồng,…

Vì gặp phải những khó khăn trên nhưng chưa tìm được phần mềm lương phù hợp hoặc ứng dụng sai cách nên đa phần doanh nghiệp vướng phải những hậu quả như:

• Việc tính toán tiền lương không chính xác cho từng nhân viên dễ khiến cho nội bộ mất đoàn kết, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả làm việc của cả công ty.
•  Tính toán sai, chậm lương khiến uy tín của người quản lý cũng như hình ảnh của công ty bị ảnh hưởng, dẫn đến việc khó giữ được những nhân viên có năng lực. 

Những lý do nổi bật cần sử dụng phần mềm lương trong doanh nghiệp

Tự động hóa các nghiệp vụ về lương nhanh chóng

Các nghiệp vụ chính về lương bao gồm: 

• Chốt ngày công
  Chốt ngày công (trên phần mềm lương hoặc trên phần mềm quản lý công việc, chức năng). Ngày công có thể được chốt tại các hệ thống chuyên biệt hoặc tập trung.
• Chốt điểm kết quả công việc
  Chốt điểm kết quả công việc hoặc KPI – các trưởng bộ phận thực hiện trên phần mềm quản lý chức năng hoặc phần mềm KPI
• Lập bảng tính lương
  Lập bảng tính lương – tự động trên phần mềm lương. Bảng lương sau khi lập được chuyển sang giao diện duyệt lương của Trưởng phòng nhân sự hoặc cán bộ tiền lương.
• Duyệt lương
  Phòng Nhân sự duyệt bảng lương, điều chỉnh nếu cần. Bảng lương duyệt chuyển sang Ban Giám đốc hoặc CEO
  CEO duyệt lương. Bảng lương sau khi CEO duyệt được chuyển sang giao diện thanh toán của Kế toán
• Thanh toán tiền lương
  Kế toán thực hiện việc thanh toán tiền lương cho người lao động
• Cung cấp thông tin về thanh toán lương
  Cung cấp thông tin về thanh toán lương cho người lao động, thông qua các hình thức phiếu lương hoặc email thông báo. Ở mức độ cao hơn, nếu doanh nghiệp đã có module HR Portal (cổng thông tin nhân viên – là cổng trao đổi thông tin giữa doanh nghiệp và người lao động), người lao động có thể tự kiểm tra thông tin lương trên Portal cá nhân. Nếu có vấn đề thắc mắc, người lao động có thể phản hồi đến Phòng nhân sự thông qua Portal.

=>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Thiết lập, điều chỉnh, duyệt, áp dụng chính sách lương dễ dàng

Chính sách lương là tập hợp những quy định, nguyên tắc trả lương trong doanh nghiệp, phù hợp với các quy định của Nhà nước. Chính sách lương quy định về cấp bậc lương của các vị trí công việc, dựa trên trình độ hay kết quả nhân sự, lộ trình thăng tiến,…Như vậy, chính sách lương thường bị thay đổi bởi hai yếu tố:

• Yếu tố chủ quan: doanh nghiệp có sự thay đổi về cấp bậc lương, các quy định về lương hoặc nhân sự thay đổi vị trí.
• Yếu tố khách quan: Nhà nước có những quy định mới về quy chế lương.

Khi sử dụng phần mềm lương, chính sách lương cần được cụ thể hóa thành các công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như phương thức trả lương. Như vậy, phần mềm có thể tự động tính toán tiền lương hàng tháng dễ dàng. Khi có sự thay đổi về chính sách lương, phần mềm lương sẽ tạo ra những quyết định về lương tương ứng và chuyển ra giao diện quyết định lương để phòng Nhân sự duyệt. 

Báo cáo dễ dàng, hiển thị thời gian thực, màu sắc sinh động, nhà quản lý dễ dàng theo dõi

Phần mềm lương tốt cần có một hệ thống báo cáo chi tiết và đầy đủ theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty bao gồm thang bảng lương, các mức lương cố định, lương biến đổi và các hình thức trả lương tùy thuộc vào vị trí và công việc của mỗi cá nhân. Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.

Nguồn bài viết: Phần mềm quản trị doanh nghiệp