Top 09 tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt

Cũng như các phần mềm khác, việc lựa chọn 1 giải pháp CRM cần có những tiêu chí làm căn cứ đánh giá. Vậy bộ tiêu chí tiêu chuẩn để đánh giá được 1 giải pháp CRM tốt và phù hợp là gì? Cùng SmartOSC DX tìm hiểu 09 tiêu chí đánh giá một giải pháp CRM tốt cho các doanh nghiện hiện nay.

Phần mềm CRM đầy đủ chức năng

Tiêu chí đầu tiên đánh giá một phần mềm CRM tốt đó chính là tiêu chí về chức năng. Phần mềm CRM của bạn đã có đầy chủ các chức năng để hoàn thành quá trình “Tìm – Chốt – Giữ” khách hàng hay chưa? Nếu chưa có thì bạn cần phải xem xét lại và chọn cho mình giải pháp CRM khác tốt hơn.

Mặt khác mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có những đặc thù riêng. Do đó, một giải pháp CRM tốt là phải được thiết kế sao cho các chức năng, quy trình nghiệp vụ phải phù hợp mỗi ngành nghề. Từ đó, người dùng mới có thể cảm thấy phù hợp nhất và có thể áp dụng các hoạt động, quy trình thực tế của mình lên phần mềm, góp phần nâng cao hiệu của sử dụng CRM.

Thiết kế trực quan, dễ sử dụng

Tiêu chí đánh giá này nhằm đảm bảo rằng việc sử dụng phần mềm không đòi hỏi những huấn luyện quá phức tạp và chuyên sâu mà chỉ cần người sử dụng có trình độ, kiến thức về CNTT ở mức phổ thông. Phần mềm cần đáp ứng yêu cầu dễ dàng cài đặt, nâng cấp và nếu có chuyển đổi thì sẽ ít tổn thất nhất cả về dữ liệu lẫn thời gian thực hiện.

Tiêu chí này thực sự quan trọng, bởi chính nó là người hỗ trợ sử dụng tuyệt vời nhất cho người dùng, nếu một giải pháp CRM thiết kế phức tạp, khó sử dụng sẽ làm mất nhiều thời gian cho việc training đào tạo và làm nản chí người dùng.

Khả năng tích hợp với hệ thống khác

Khi lựa chọn giải pháp CRM, doanh nghiệp cần chú ý tới khả năng tích hợp CRM với các phần mềm khác. Khả năng này cho phép CRM và các phần mềm khác chạy trong hệ thống doanh nghiệp có thể kết nối với nhau để sử dụng chung một cơ sở dữ liệu, qua đó đảm bảo một luồng quy trình hoạt động khép kín từ tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng, kế toán công nợ, vận hành…

Ngoài 2 nền tảng thông dụng là tổng đài và Website, phần mềm CRM cũng nên có khả năng tích hợp với những phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm ERP hay những phần mềm công ty sẽ sử dụng trong tương lai. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đồng bộ được dữ liệu một cách tự động để dễ dàng quản lý hơn đồng thời tiết kiệm được chi phí và thời gian.

Khả năng sử dụng mọi lúc mọi nơi

Hãy quên đi những phần mềm được cài đặt cứng trên máy tính công ty, không thể sử dụng khi bạn không có mặt ở văn phòng. Ngày nay, với sự phát triển của các phần mềm nền tảng Cloud cho phép người dùng có thể truy cập từ bất cứ đâu khi có Internet. Phần mềm CRM cũng không ngoại lệ, hầu hết các công ty CRM lớn trên thế giới đều cung cấp dưới dạng Cloud để tận dụng tính linh hoạt này.

Hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị (Mobibility)

Tiếp nối khả năng sử dụng mọi lúc mọi nơi, Giải pháp CRM trên nhiều nền tảng chính là một tính năng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có nhu cầu khi triển khai CRM.

Có vị giám đốc nào mà không mong muốn chỉ cần ngồi ở nhà vẫn có thể nắm bắt được tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nhân viên của mình đang làm những công việc gì… Giải pháp không phải là lắp đặt một chiếc camera trong công ty đâu nhé! Mà hãy lựa chọn phần mềm CRM có hỗ trợ đa nền tảng giúp bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào, ở bất cứ đâu và bằng bất cứ thiết bị nào dù là máy tính, máy tính bảng hay điện thoại.

Khả năng kết nối đa kênh

Vài năm trở lại đây, nhu cầu kết nối CRM với tổng đài IP, SMS Brandname, Email marketing, Facebook, Zalo… trở nên cấp thiết. Bởi vì đó là các kênh mà doanh nghiệp có thể khai thác để tìm kiếm khách hàng, tương tác bán hàng và chăm sóc nuôi dưỡng khách hàng. Với khả năng kết nối đa kênh và đồng bộ tất cả dữ liệu về một nơi, CRM đang thể hiện rất rõ ràng vai trò và sức mạnh của mình trong vấn đề đồng bộ và xử lý dữ liệu.

Vì vậy phần mềm CRM cần phải kết nối đầy đủ với những kênh trên để trở thành một giải pháp CRM hiệu quả: hỗ trợ nhận diện khách hàng gọi tới là ai, tự động nhắn tin chúc mừng sinh nhật khách hàng, chat trực tiếp nhiều kênh với khách hàng trên CRM qua Facebook, Zalo, gửi những chiến dịch email marketing tự động theo kịch bản….

Khả năng mở rộng linh hoạt

Trong suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp, sẽ đến một lúc nào đó những quy trình nghiệp vụ trở nên phức tạp và rắc rối và đòi hỏi hệ thống CRM cũng phải thay đổi theo. Vì vậy, hãy lựa chọn giải pháp CRM có khả năng tùy chỉnh và nâng cấp dễ dàng từ những thao tác như kéo thả, thêm bớt trường thông tin lưu trữ, các giá trị dropdown, những module đơn giản đến các tính năng có logic phức tạp.

Từ đó, doanh nghiệp có nhiều phương án để lựa chọn hơn, không phải mất nhiều chi phí để tìm một giải pháp CRM khác cho phù hợp với thay đổi.

Xem thêm bài viết: Các phần mềm crm tốt nhất hiện nay

Khả năng phân quyền – bảo mật

Một trong những tiêu chí mà mọi doanh nghiệp đều quan tâm khi đánh giá một giải pháp CRM tốt chính là khả năng phân quyền và bảo mật. Giải pháp CRM phải có cơ chế phân quyền linh hoạt, chặt chẽ theo từng phòng ban, chức vụ, nhân viên. Điều này giúp mỗi người chỉ truy cập vào đúng quyền hạn của mình giúp dễ dàng quản lý, tránh việc mất mát dữ liệu khi có nhân viên nghỉ việc. Bảo mật dữ dữ liệu tối đa, mã hóa các dữ liệu quan trọng trên phần mềm.

Khả năng lập lịch, tự động hóa

Mọi doanh nghiệp người dùng đều mong muốn quy trình của họ có thể tự động khi áp dụng một giải pháp CRM. Do đó, giải pháp CRM tốt phải có cơ chế lập lịch tự động: báo cáo chạy tự động định kỳ, hóa đơn định kỳ, email tự động, remind nhắc nhở lịch làm việc tự động… Ngoài lập lịch, thì cơ chế workflow tự động hóa cũng là một tiêu chí cần thiết.

Người dùng có thể tự tạo các workflow tự động đáp ứng theo quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp như: tự động thông báo cho Sales khi có khách hàng mới đăng ký, tự động cập nhật khách hàng chính thức khi có đơn hàng chốt thành công… Tất cả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc, kết nối phòng ban, nhân viên trong công ty.

9 tiêu chí trên, mỗi tiêu chí đều có ý nghĩa và tầm quan trọng riêng. Thông qua 9 tiêu chí này, doanh nghiệp có thể dễ dàng lựa chọn 1 giải pháp CRM tốt và phù hợp với mình. Ngoài giải pháp CRM, doanh nghiệp cũng nên lựa chọn 1 nhà cung cấp phần mềm uy tín và có dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt để triển khai CRM. Hãy để Zoho CRM tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

Nguồn bài viết: Quản lý quan hệ khách hàng