HRM là gì? 6 điều cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm HRM

Quản trị nhân lực – HRM từ trước đến nay luôn là một bài toán khó đối với tất cả các doanh nghiệp. Vậy HRM là gì và cần phải lưu ý, cân nhắc những gì trước khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm HRM hiệu quả? Cùng SmartOSC DX tìm hiểu chi tiết HRM là gì? 6 điều cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm HRM.

Khái niệm về HRM – quản trị nhân lực

Quản trị nhân sự (HRM – Human Resource Management) là khái niệm để chỉ tổng thể tất cả các quyết định và hoạt động quản lý giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng. Cũng chính là việc thực hiện chức năng tổ chức của quản trị căn bản có ảnh hưởng lớn đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp đó, bao gồm các nội dung cơ bản sau đây:

• Phân tích công việc.
• Tuyển dụng nhân viên.
• Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn cho nhân viên.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc sử dụng hệ thống đãi ngộ. 

Vai trò của HRM

Quản trị nhân lực (HRM) là một trong những hoạt động quan trọng trong việc xây dựng giá trị của doanh nghiệp, Quản trị nhân lực có vị trí trung tâm trong việc thành lập, duy trì và phát triển doanh nghiệp, gián tiếp tìm ra và ứng dụng các phương pháp tốt nhất để đóng góp vào mục tiêu của tổ chức thông qua việc phát huy tài năng của con người, tạo cơ hội nhằm bảo vệ, phát triển nhân lực của doanh nghiệp.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, quản trị nhân lực có thể là công việc đơn giản. Tuy nhiên đây chưa bao giờ là bài toán dễ dàng đối những doanh nghiệp vừa và lớn, với con số lên tới hàng trăm nhân viên. Do đó, việc ứng dụng kĩ thuật số vào công tác quản lý nhân sự chính là một bước tiến thúc đẩy quá trình làm việc đạt hiệu quả hơn.

Phần mềm nhân sự (HRM) là gì? 

Phần mềm nhân sự là một giải pháp kỹ thuật số để quản lý và tối ưu hóa các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày và các mục tiêu nhân sự tổng thể của một tổ chức. Giải pháp HRM giúp nhân viên và quản lý nhân sự có thể phân bổ tốt hơn thời gian và nguồn lực của họ cho những nỗ lực có lợi hơn, hiệu quả hơn.

Một phần mềm nhân sự hiệu quả sẽ hỗ trợ các doanh nghiệp hướng tới những lợi ích như:

• Tiết kiệm được tối đa thời gian nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu, giảm bớt được thời gian xử lý vấn đề hành chính nhân sự
• Tăng thời gian cho nhà quản lý nhân sự để thực hiện các hoạt động nhân sự tầm vĩ mô (hoạch định, phân tích, điều chỉnh chính sách…)
• Giúp nhà quản lý thiết kế hệ thống quản lý trên phần mềm theo hướng phát triển nguồn nhân lực
• Giúp nhà quản lý, điều hành có cái nhìn tổng quan, thực tế hoạt động của doanh nghiệp, tình trạng nguồn nhân lực một cách nhanh chóng thông qua hệ thống báo cáo quản trị và phân tích có chiều sâu, trực quan sinh động thay vì báo cáo thống kê dạng dữ liệu để kịp thời đưa ra các quyết định điều hành.

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

Những điều cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm HRM

Với tầm quan trọng của phần mềm HRM thì quyết định lựa chọn cần cân nhắc kỹ lưỡng. Dưới đây sẽ là 6 điều cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm HRM.

Nhà cung cấp

Nhà cung cấp phần mềm quản lý tốt sẽ đáp ứng được các tiêu chí:

•  Hoàn thành phần mềm trong thời gian ngắn
•  Xây dựng hoặc chỉnh sửa phần mềm theo quy trình của doanh nghiệp
•  Có khả năng tư vấn quy trình quản lý: đưa ra quy trình tốt hơn quy trình vốn có của DN để tối ưu hóa quy trình. Hoặc tư vấn quy trình mới cho DN chưa có quy trình
•  Hỗ trợ thường xuyên, bảo hành trọn đời

Thời gian triển khai phần mềm và các dịch vụ đi kèm

Khi quyết định mua phần mềm quản lý, tức là doanh nghiệp, tổ chức đã, đang rất cần một công cụ hỗ trợ. Thời gian giao phần mềm, triển khai phần mềm càng nhanh thì doanh nghiệp, tổ chức càng giải quyết được nhiều đầu việc, tăng năng suất làm việc.

Trên thực tế, đa phần nhân viên của nhiều doanh nghiệp đều chưa có nhiều kiến thức về phần mềm quản lý. Họ chưa từng làm quen  hoặc tiếp xúc với các phần mềm quản lý. Thậm chí, họ còn chưa bao giờ nghe đến sự tồn tại của phần mềm. Vì vậy, các khóa tập huấn đi kèm cực kỳ quan trọng. Nó giúp đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp thích ứng nhanh hơn, có thể khai thác được tối được các tính năng của phần mềm.

Bạn cũng nên lưu ý về các chương trình khuyến mại để giảm bớt phần nào chi phí. Những nhà cung cấp có thêm dịch vụ bảo hành, hỗ trợ khi doanh nghiệp gặp những sự cố liên quan đến phần mềm rất đáng được lưu ý. Bởi trong quá trình ứng dụng phần mềm, doanh nghiệp không thể tránh khỏi những sự cố kỹ thuật. 

Khả năng tùy chỉnh của phần mềm

Doanh nghiệp luôn vận động và phát triển không ngừng. Ở quý I doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh dòng hàng A. Nhưng đến quý II doanh nghiệp lại tập trung sản xuất, kinh doanh dòng hàng B. Quy trình sản xuất, kế hoạch bán hàng, truyền thông,… của hai dòng hàng rất khác nhau. Vì vậy chúng ta không thể áp dụng máy móc một quy trình phần mềm cho mọi giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp.

Khả năng tùy chỉnh rất quan trọng đối phần mềm quản lý tại nhiều doanh nghiệp. Nhờ nó mà phần mềm luôn tương thích thích với doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tự thêm, bớt các module theo nhu cầu với các chức năng mới theo nhu cầu.

Phần mềm đóng gói hay phần mềm thiết kế theo yêu cầu

Để lựa chọn được loại phần mềm phù hợp bạn cần xem xét những ưu điểm và nhược điểm của phần mềm đóng gói sẵn và phần mềm thiết kế theo yêu cầu.

• Phần mềm đóng gói sẵn được thiết kế với những tính năng cố định. Phần mềm đóng gói sẵn có thể dùng cho tất cả các doanh nghiệp, cửa hàng. Vì vậy, với một số doanh nghiệp, cửa hàng sẽ có tính năng thừa và có tính năng thiếu. Vì các chức năng cố định nên doanh nghiệp không thể, cũng không được phép thay đổi hoặc bổ sung thêm các module mới. Điểm cộng lớn nhất của các phần mềm đóng gói sẵn là giá cả từ rẻ đến trung bình và sử dụng được ngay không tốn thời gian chờ đợi.
•  Phần mềm thiết kế theo yêu cầu đúng như cái tên của nó. Khách hàng yêu cầu như thế nào thì nhà cung cấp phải có trách nhiệm thiết kế như vậy. Vì vậy, người dùng sẽ có đầy đủ chức năng quản lý mà mình muốn. Và phần mềm sẽ hoàn toàn tương thích với quy trình sản xuất, vận hành của doanh nghiệp. Phần mềm thiết kế theo yêu cầu có một điểm trừ là giá cả và thời gian bàn giao cao hơn một chút so với phần mềm đóng gói sẵn, đồng thời khó nâng cấp hơn.

Đáp ứng nhu cầu

Trước khi chọn mua phần mềm, doanh nghiệp cần nhìn lại và xác định rõ các nhu cầu của mình về các chức năng và mức độ nghiệp vụ chuyên môn nhân sự cần phải có trên phần mềm. Ví dụ như quản lý đầy đủ thông tin nhân viên, tuỳ biến và tự phục vụ, quản lý lương, theo dõi BHXH, đánh giá nhân viên đa dạng theo các phương pháp khác nhau.

Phần mềm nhân sự có cần liên kết với bộ phận hành chính và các bộ phận khác không cũng là một câu hỏi doanh nghiệp cần đưa ra với nhà cung cấp. Vì sao lại như vậy?

• Thứ nhất, tích hợp công việc nhiều phòng ban trên một phần mềm sẽ tiết kiệm chi phí và nhân công
• Thứ hai, dữ liệu ở các phòng ban kế thừa được lẫn nhau sẽ giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập liệu

Giá cả

Tùy vào quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực quản lý và độ phức tạp của phần mềm mà chi phí của phần mềm có sự khác nhau. Điều quan trọng là xác định được mức chi phí mà doanh nghiệp sẵn sàng chi ra cho phần mềm.

Trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp các phần mềm quản lý. Và giá cả thì rất đa dạng. So sánh giá cả của cùng một phần mềm quản lý nhưng ở các nhà cung cấp khác nhau chúng ta dễ thấy sự chênh lệch đáng kể.

Giá cả đúng là vấn đề then chốt. Tuy nhiên, đừng ham rẻ mà chọn phần mềm quản lý quá ít tính năng và giao diện kém linh hoạt. Cũng đừng quan niệm “đắt xắt ra miếng” rồi bấm bụng đầu tư trong khi ngân sách của công ty đang eo hẹp.

Nguồn bài viết: ​​Phần mềm quản lý nhân lực